¿Cómo Reducir Costos de Almacenamiento en tu Ecommerce?

Antes de Recortar Gastos, Comprueba Qué Está Encareciendo tu Almacén

Reúne los gastos de varios meses e incluye alguno con mayor actividad. Mirar únicamente un mes tranquilo puede dejar fuera las contrataciones de refuerzo, el espacio adicional o las horas extra de las campañas.

Agrupa las partidas para localizar dónde se concentra el gasto:

Mantén identificados por separado los gastos de preparación de pedidos y transporte. Más adelante te servirán para comprobar si una medida reduce el coste conjunto de la operación.

También registra el valor de la mercancía pendiente de vender. Ese dinero permanece comprometido hasta que das salida al producto, aunque no aparezca como una factura del almacén.

Empieza por las partidas de mayor importe sobre las que puedas actuar. Si buena parte del espacio está ocupada por productos que apenas se venden, empieza por revisar cuánto estás comprando y si necesitas seguir reponiéndolos. Así evitarás acumular más mercancía de la que puedes vender.

¿Cómo Ahorrar en Gastos de Almacenamiento? Paso 1: Revisando lo que Compras

Las decisiones de compra determinan cuánto espacio necesitarás durante los próximos meses. Por eso conviene revisar las existencias antes de repetir un pedido al proveedor.

Calcula cuánto tiempo tardarás en vender lo que tienes

Puedes hacer una primera revisión con una hoja de cálculo. Para cada referencia, anota las unidades disponibles, las ventas mensuales recientes y el espacio aproximado que ocupa.

Esta estimación necesita contexto: una campaña, la estacionalidad o un cambio en la demanda pueden modificarla. Aun así, te ayuda a identificar acumulaciones que merecen atención.

Revisa primero los productos que combinan muchas existencias, pocas salidas y bastante espacio ocupado. Si una referencia lleva meses sin venderse, examínala por separado.

Según el caso, puedes:

• Pausar su reposición mientras reduces las unidades acumuladas.
• Hablar con tu proveedor para retrasar pedidos que todavía no has recibido o consultar si acepta la devolución de parte del stock acumulado.
• Probar una promoción o un pack, comprobando el margen que conservarías.
• Valorar si conviene dejar de vender esa referencia cuando lleva tiempo con pocas ventas y no hay previsión de que la demanda se recupere.

Evita aplicar la misma medida a todos los productos. Una referencia estacional puede necesitar esperar a su periodo de demanda; otra quizá haya perdido interés de forma permanente.

Comprueba si el descuento por volumen compensa el almacenaje

Comprar más unidades puede abaratar el precio de adquisición, pero también prolongar el tiempo que permanecen guardadas.

Calcula el ahorro de compra y enfréntalo a los gastos adicionales que provocaría: almacenaje, financiación si la necesitas y riesgo de deterioro o caducidad.

Si ya pagas un almacén fijo y tienes capacidad libre, guardar más mercancía quizá no aumente inmediatamente el alquiler. En ese caso, valora cuánto espacio comprometes y si lo necesitarás para productos con mayor salida.

Ajusta la reposición al plazo de tu proveedor

Si compras menos unidades en cada pedido y repones más a menudo, puedes mantener menos mercancía almacenada. Eso sí, cada entrega puede generar gastos de transporte y recepción que debes tener en cuenta.

Para decidir cuándo reponer, considera cuánto vendes durante el plazo de entrega del proveedor y añade una reserva acorde con sus posibles retrasos y las variaciones de demanda.

Esto es lo que conocemos como stock de seguridad, y hemos hecho un post para ayudarte a calcularlo. Pincha aquí para darle un vistazo.

Puedes negociar entregas escalonadas o calendarios de suministro. El objetivo es mantener disponibilidad con una cantidad de stock que puedas justificar por tus ventas y tus plazos de reposición.

¿Necesitas Más Espacio o Puedes Aprovechar Mejor el que Tienes?

Antes de ampliar el almacén, recorre las zonas de recepción, almacenamiento, preparación y devoluciones. Comprueba qué ocupa cada una y si se utiliza para su función prevista.

A veces la saturación procede de mercancía pendiente de colocar, cajas vacías, referencias dispersas o devoluciones que nadie ha revisado. En otros casos, el crecimiento de ventas sí exige más capacidad.

Puedes empezar con estos cambios:

• Asignar una ubicación identificada a cada referencia.
• Acercar los productos de mayor salida a la zona de preparación.
• Ajustar los espacios al tamaño de los artículos, respetando las condiciones de seguridad.
• Separar la mercancía disponible de la pendiente de revisión.
• Retirar embalajes y materiales que ya no utilizas.

Comprueba después si has reducido desplazamientos y liberado capacidad útil. Acumular más cajas en un espacio que dificulta acceder a ellas puede aumentar el tiempo de trabajo y los daños.

El efecto económico dependerá de tu contrato. Si pagas por ocupación, liberar espacio puede reducir la factura. Con un alquiler fijo, puede ayudarte a aplazar una ampliación o estudiar un traslado a un local más pequeño.

Reduce las Horas que Pierdes Buscando y Comprobando Mercancía

Un inventario desactualizado puede llevarte a comprar productos que todavía tienes, buscar unidades mal ubicadas o detener pedidos para comprobar existencias.

Para reducir estas situaciones, registra cada entrada, salida, devolución y cambio de ubicación. Conviene definir quién hace el registro y en qué momento, porque dejarlo para después facilita que se acumulen diferencias.

También puedes realizar recuentos parciales periódicos: revisar pequeños grupos de referencias sin esperar a contar todo el almacén. Empieza por los productos con más movimientos, mayor valor o incidencias frecuentes.

Cuando detectes que el inventario registrado no coincide con las unidades que realmente tienes, averigua qué ha provocado la diferencia. Ajustar el stock corrige el descuadre puntual, pero identificar si procede de una recepción mal registrada, una devolución duplicada u otro error te ayudará a evitar que vuelva a producirse.

En Club 3PL podemos ayudarte con la gestión de inventario de tu ecommerce, aquí te contamos más.

Evita que las Caducidades y las Devoluciones Acumulen Pérdidas

Hay mercancía que necesita una revisión específica por su fecha de caducidad o por el estado en que ha regresado al almacén.

Revisa los lotes antes de que pierdan salida comercial

Si trabajas con productos que caducan, registra el lote y la fecha correspondiente desde la recepción. Establece revisiones con suficiente antelación para actuar mientras conservan un plazo de venta adecuado.

Registra las fechas de cada lote y utiliza esa información para dar salida primero a las unidades que estén más cerca de caducar.

Con esa información puedes frenar nuevas reposiciones, modificar compras pendientes o preparar una promoción antes de que el producto se acerque demasiado a su fecha de caducidad.

Pon un plazo de revisión a las devoluciones

Define quién recibe las devoluciones, quién comprueba su estado y cuánto tiempo pueden permanecer pendientes. Registra la referencia, las unidades y la resolución.

Separa los productos aptos para volver a vender de los que necesitan revisión adicional o deben descartarse. Reincorpora los primeros al inventario disponible una vez completadas las comprobaciones.

Además, revisa qué motivos de devolución se repiten. Si varias proceden de errores de referencia o daños en el embalaje, identificar y corregir la causa puede ayudarte a evitar nuevas devoluciones y el trabajo adicional que generan.

Prepara las Campañas para Reducir Gastos de Almacenaje de Urgencia

Antes de una campaña, es habitual recibir más mercancía para cubrir el aumento previsto de pedidos. Ese stock adicional puede ocupar espacio durante días o semanas antes de venderse y, una vez terminada la campaña, el sobrante y las devoluciones pueden prolongar esa ocupación.

Planifica cuándo llegará la mercancía, cuándo esperas el mayor volumen de ventas y cuándo revisarás las unidades que hayan quedado sin vender. Si tu proveedor lo permite, escalonar las entregas puede evitar que todo el stock llegue al almacén mucho antes de necesitarlo.

Calcula también qué tareas aumentarán durante esas semanas y si necesitarás apoyo adicional para recibir, colocar o preparar mercancía.

Diferenciar los recursos que necesitas durante todo el año de los que solo utilizas en campañas te permitirá valorar mejor si compensa mantener capacidad propia, recurrir a apoyo temporal o empezar a externalizar la gestión logística con un fulfillment para ecommerce.

¿Qué Pasa con tus Costes de Almacenamiento Cuando Vendes en Más Países?

Entrar en un nuevo mercado puede cambiar cuánto stock necesitas mantener y dónde lo almacenas. Si decides repartir la mercancía entre varios países, es posible que tengas que reservar unidades para cada ubicación, asumir más espacio de almacenaje y gestionar traslados cuando la demanda no evoluciona como esperabas.

Antes de abrir otro almacén o dividir tu inventario, revisa cuánto vendes en cada mercado, qué nivel de stock necesitas para mantener disponibilidad y qué coste tendría distribuir los pedidos desde una única ubicación. Así podrás comparar si realmente necesitas mantener existencias separadas o si parte de ese stock puede gestionarse de forma conjunta.

En nuestro fulfillment 3PL trabajamos con un único almacén transfronterizo para negocios que venden en España y Portugal. Esto permite gestionar ambos mercados desde un inventario común y coordinar la recepción y preparación desde el mismo punto.

Además, el transporte se contrata directamente con la compañía correspondiente, por lo que puedes valorar el coste conjunto de almacenar, delegar la preparación de pedidos y distribuirlos antes de decidir si este modelo te compensa.