Picking y Packing en Ecommerce

¿Qué Papel Tienen el Picking y el Packing en la Preparación de un Pedido?

La preparación de pedidos reúne varias tareas, pero hay dos especialmente importantes:

• El Picking es el proceso de localizar y recoger las referencias y cantidades que corresponden a un pedido.
• El packing comienza una vez seleccionados esos productos y engloba todas las tareas necesarias para acondicionar el paquete y dejarlo listo para su expedición.

Dicho de una manera sencilla, un proceso de picking y packing seguiría una secuencia parecida a esta:

Pedido recibido → localización de referencias → recogida de unidades → comprobación → packing → pedido preparado para expedición.

Aunque son fases distintas, funcionan como una cadena. Cada una debería dejar el pedido listo para avanzar a la siguiente sin arrastrar discrepancias que te obliguen a retroceder en el proceso.

Por eso, en la operativa de un ecommerce lo ideal es plantearse el pick and pack como un único proceso de preparación en el que cada paso depende del anterior.

¿Cómo Funciona Todo ese Proceso Cuando Crece el Número de Pedidos?

Con un volumen moderado de órdenes, todavía hay cierto margen para resolver determinadas situaciones de forma manual.

Puedes ubicar cada producto con más facilidad, detectas una diferencia de stock porque recuerdas lo que había en la estantería y puedes detenerte unos minutos si un pedido no cuadra.

Ahora, cuando empiezan a entrar muchos más pedidos, ese sistema depende demasiado de la memoria y del tiempo disponible.

En la práctica, ese aumento se traduce en tener que:

• localizar muchas más referencias;
• coordinar pedidos que contienen varios SKU;
• comprobar cantidades con mayor frecuencia;
• evitar mezclar productos entre pedidos;
• resolver diferencias sin detener toda la preparación;

El reto está en que todas esas tareas empiezan a coincidir unas con otras. Ya no estás siguiendo un pedido de principio a fin, sino gestionando varios que se encuentran en fases diferentes al mismo tiempo.

Esa simultaneidad es una de las razones por las que el picking y el packing requieren más coordinación a medida que aumenta el volumen.

¿Qué Consecuencias Puede Tener un Error Durante el Picking?

Una equivocación durante el picking puede añadir más trabajo de lo que parece.

Si se recoge una referencia incorrecta, falta una unidad o la cantidad no coincide con el pedido, hay dos escenarios posibles:

• Si el error se detecta antes de la expedición, toca revisar y corregir esa preparación.
• Si pasa desapercibido y no es detectado durante el proceso de packing, la incidencia se traslada al cliente.

En ese segundo caso, un fallo que comenzó durante la recogida puede terminar convirtiéndose en un pedido incompleto o diferente al comprado, afectando así la experiencia de compra de tu cliente.

Esto, a su vez, puede sumar nuevas tareas a la jornada de preparación habitual:

• realizar una revisión para ver qué ha ocurrido;
• gestionar una posible devolución;
• coordinar la preparación y envío de un nuevo pedido cuando corresponda.

¿Qué Debería Estar Organizado Antes de Empezar el Picking?

Es cierto que el picking empieza con una referencia que recoger, pero para llegar hasta ella tiene que haber bastante información organizada de antemano.

Antes de comenzar la recogida, debe estar claro qué producto corresponde al pedido, cuántas unidades se necesitan y dónde se encuentra cada referencia.

Por eso, mantener la eficiencia en un sistema de picking depende también de una buena gestión de inventario.

Cada producto tiene que estar bien identificado

Cuando un catálogo reúne diferentes modelos, tamaños, colores o formatos, el nombre comercial del producto puede quedarse corto para distinguirlos durante la preparación.

Ahí entra el SKU, que permite identificar cada artículo de forma concreta y relacionarlo con el pedido correspondiente.

También hay que saber dónde encontrar cada referencia

El tiempo de preparación también depende de cuánto haya que desplazarse para encontrar cada referencia. Por eso, tener la mercancía asociada a ubicaciones concretas ayuda a organizar mejor los recorridos durante el picking.

El inventario siempre debe reflejar todo lo que está disponible

Por último, la información del stock debe permitir saber qué unidades están realmente disponibles para preparar.

De poco sirve tener una referencia correctamente identificada y ubicada si la cantidad registrada no permite conocer con claridad qué mercancía puede destinarse al pedido.

Por eso, antes de empezar el picking ya tienen que estar sincronizados tres aspectos: qué producto buscas, dónde está y cuántas unidades tienes disponibles.

¿Qué Papel Tiene el Packing Dentro de la Preparación del Pedido?

Una vez termina el picking, los productos seleccionados todavía tienen que pasar por una fase en la que se agrupan, se acondicionan y se dejan preparados para continuar hacia la expedición. Esa es la función principal del packing.

En esta etapa, el objetivo es que lo recogido durante el picking quede convertido en un pedido claramente definido y listo para seguir avanzando a la fase de envío.

Esto implica reunir correctamente los productos que pertenecen a una misma orden, mantenerlos identificados y completar las tareas necesarias para que el paquete pueda salir del área de preparación.

Visto dentro del proceso completo:

El picking selecciona y recoge las referencias del inventario. El packing reúne esa selección y la transforma en un pedido preparado para la expedición.

Por eso, el packing funciona como el punto de transición entre la recogida de productos y la salida física del pedido del almacén.

¿Qué Recursos Entran en Juego Cuando Hay Más Pedidos que Preparar?

Preparar pedidos requiere tiempo, espacio, personal y una determinada capacidad de trabajo. Cuanto mayor es el volumen, mayor protagonismo adquieren esos recursos dentro de la operativa diaria.

Algunos son fáciles de contabilizar. Otros pueden pasar más desapercibidos hasta que la cantidad de pedidos empieza a crecer.

Por eso, mirar únicamente cuánto cuesta una caja o cuánto tarda una recogida concreta puede dejar fuera buena parte del esfuerzo que hay detrás.

El tiempo del equipo, el espacio que ocupa la mercancía y los recursos necesarios para mantener la preparación funcionando también forman parte del coste de gestionar los pedidos internamente.

¿En Qué Casos Conviene Externalizar el Picking y el Packing de un Ecommerce?

No hay una cifra exacta de pedidos que marque el momento ideal para externalizar. La clave está en saber qué debes gestionar para seguir preparándolos por tu cuenta y qué tan sostenible puede ser.

Puede ser buen momento para plantearlo si:

• una parte relevante de tu equipo ya está absorbida por la logística de preparación;
• el aumento de ventas empieza a exigir más espacio de almacenaje;
• las campañas de mayor demanda te obligan a incorporar personal extra;
• cada vez dedicas más tiempo a coordinar la preparación en lugar de otras áreas de tu negocio;
• mantener toda esa estructura internamente empieza a resultar menos rentable.